Implementatiebegeleiding ISO9001

Photo by Sarah Pflug from Burst

ISO9001

De ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen. ISO 9001 kan gebruikt worden om te beoordelen of de organisatie in staat is om te voldoen aan de eisen van klanten, de op het product van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de eisen van de organisatie zelf. Daarnaast vormen de eisen met elkaar goede aanknopingspunten voor het opzetten en inrichten van een kwaliteitsmanagementsysteem. SO 9001 wordt ook wel als volgt versimpeld weergegeven:

  • zeg wat je doet
  • doe wat je zegt
  • bewijs het

Implementatiebegeleiding. 

De implementatie van ISO9001 vindt plaats door het uitvoeren van verschillende stappen. Hieronder staat een overzicht van een aantal algemene stappen die vaak worden toegepast bij de implementatie van managementsystemen.

Stap 1. Formeren van een Stuurgroep

Het opzetten en invoeren van een managementsysteem voor ISO9001 is een strategische beslissing. Het vraagt om een projectmatige aanpak, omdat;

  • De inspanningen die geleverd gaan worden niet vrijblijvend zijn.
  • Er een spanning ontstaat tussen de staande organisatie en de projectorganisatie die gestuurd moet worden.
  • Er meerdere belanghebbenden uit de organisatie bij betrokken zijn.
  • Er besloten moet worden over de inzet van middelen om het doel tijdig te kunnen realiseren
  • Er een einddatum wordt gesteld waarop het managementsysteem is ingevoerd

Bij voorkeur wordt de Stuurgroep zodanig vormgegeven dat managers deelnemen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van ISO9001 in hun afdeling.

Stap 2. Gemeenschappelijke basis aan kennis over de norm

In de praktijk heeft iedereen een beeld over ISO9001 maar dit kan uiteen lopen. Voor goede afstemming in de Stuurgroep en projectgroep is het nodig dat elke medewerker op een gelijksoortig niveau start.

Stap 3: Waar staan we?

De organisatie produceert al diensten en producten. Er zal dus al veel bestaan in de organisatie. Het doel is om hier een goed beeld van te krijgen. Hiervoor kan een nulmeting uitgevoerd worden, die periodiek opnieuw gedaan kan worden.

Stap 4. Identificeer, analyseer en beoordeel de risico’s

In deze stap voeren medewerkers de context en risico analyse uit. Hiervoor worden met meerdere groepen uit de organisatie sessies georganiseerd.

Stap 5. Kwaliteitsbeleid, doelstellingen en rollen vaststellen

Op basis van de risico’s en de context analyse stellen we samen met de projectgroep de doelstellingen en kwaliteitsbeleid vast. Daarbij is het belangrijk dat de doelstellingen te monitoren en te meten zijn met concrete cijfers. Zodat er ook trendcijfers op te bouwen zijn. We stellen daarbij ook vast met welke tools het monitoren en meten gaat gebeuren, hoe vaak, en op welke wijze de rapportages gaan plaats vinden.

Samen met de Stuurgroep en de afdeling HRM definiëren we de rollen en verantwoordelijkheden van de medewerkers die taken hebben op het gebied van kwaliteit. We zorgen voor een heldere bevoegdheidsverdeling en verantwoordelijkheidsstelling.

Stap 6. Hoofd- en ondersteunende processen inrichten

Waar nodig worden de hoofd- en ondersteunende processen uitgewerkt en ingericht. De centrale vraag is welke processen betrokken zijn, en welke afspraken met betrekking tot de inrichting van de processen nodig zijn.

Stap 7. Awareness en trainingen van het personeel
Voldoende middelen (mensen, tijd, geld) moet worden toegewe­zen om de werking van het managementsysteem en alle veiligheidscontroles te waarborgen. Bovendien moet het personeel dat werkt binnen het managementsysteem (het onderhoud ervan en de bijbehorende documentatie  en de uitvoering van haar controles) ondersteund worden met een passende opleiding. Aanvullend leiden we medewerkers op om awareness sessies in uw organisatie te houden.

Stap 8. Voer interne audits en verbeteracties uit
Om te beoordelen of de organisatie werkt volgens het kwaliteitsbeleid en procesbeschrijvingen worden interne audits uitgevoerd. Zo kunt u bewerkstelligen dat de reikwijdte van het managementsysteem blijft voldoen en dat verbeteringen in het managementsysteem worden geïdentificeerd. Verbeteracties worden opgepakt.

Stap 9. Eindevaluatie door de directie
In de eindevaluatie door de directie wordt beoordeeld of het managementsysteem effectief werkt.

Stap 10. Start het certificatietraject tijdig en overweeg een proefaudit
Een certificatietraject kan enkele maanden duren, vanaf de aanvraag van offertes tot aan de uitgevoerde audit. Hierdoor kan onnodige vertraging ontstaan. Daarom adviseren wij om gaandeweg het uitvoeren van de hierboven genoemde stappen al offertes bij certificeringsinstellingen op te vragen en de partner voor het certificeringstraject te kiezen.

 

Terug naar overzicht

U gaat terug naar het overzicht van onze implementatie services.

Implementatie services

Meer informatie

Wij lichten graag meer toe in een vrijblijvend gesprek.

Contact